GKM

Gugus Kendali Mutu (GKM)

 

I. Pendahuluan

A. Definisi Gugus Kendali Mutu

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

Definisi lain GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.

 

Mutu usaha secara keseluruhan meliputi :

  1. Produk, biaya, waktu dan penyediaan.
  2. Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.
  3. Metodologi kerja baik bagi kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya.

 

Karena masalah mutu secara keseluruhan akan tercermin pada semua segi dari suatu usaha, maka tiap perbaikan usaha, betatapun kecilnya akan merupakan sumbangan yang bermakna bagi upaya peningkatan mutu secara keseluruhan. GKM adalah kelompok yang ssemangat dan tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya, mereka tidak ingin memaksakan diri untuk memecahkan masalah yang besar, melainkan:

  1. masalah yang mereka alami sendiri secara nyata
  2. masalah yang berada dalam jangkauan kemampuan dan wewenangnya

 

B. Asas-asas Pokok GKM

  1. Asas Pembangunan Manusia

Sejarah GKM adalah sejarah yang bertolak dari upaya pemecahan masalah dengan penempatan peranan manusia yang lebih bermakna, khususnya para pekerja pelaksana dalam pemecahan masalah pekerjaan. Titik tolak falsafah pembangunan manusia (people building philosophy) yang tanpa batas ini hendaknya senantiasa dipertahankan agar dalam menghadapi berbagai masalah produktivitas, asas ini tidak ditinggalkan sehingga GKM akan tetap menjadi seperti apa yang dicita-citakan.

 

  1. Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok (Group Dynamic and Teamwork)

Upaya dan karya GKM adalah upaya dan karya bersama (kelompok), artinya kemajuan dan keberhasilan GKM adalah bertumpu pada sumber daya kekuatan-kekuatan kelompok yang saling menunjang (human synergistic) dan saling mengindahkan (win-win style), sehingga semua pihak yang berkepentingan terhadap keberhasilan GKM hendaknya senantiasa ikut serta dalam mengarahkan dan memelihara kelompok atau gugus ini, sehingga akan tetap bertahan menjadi kelompok dan bukan sejumlah orang yang dikumpulkan semata-mata.

 

C. Asas-asas Umum GKM

  1. Asas Informalitas

Organisasi GKM adalah organisasi yang informal atau tidak resmi, artinya tidak terikat pada struktur organisasi formal yang ada, yang mungkin saja akan membatasi sekali gerakan GKM. Namun demikian, pimpinan perusahaan sangat berkepentingan dan harus merestui (mendukung) sepenuhnya atas terbentuknya GKM sekalipun pimpinan perusahaan tidak ikut campur dalam menetapkan sasaran, kegiatan dan mekanisme kerja gugus ini.

 

  1. Asas Kesukarelaan

Keikutsertaan seseorang karyawan dalam GKM adalah diundang, yang hendaknya berdasarkan kesukarelaan semata-mata, sehingga pada dasarnya karyawan bisa saja tidak ikut serta dalam GKM sampai ia merasa dirugikan atau merasa membutuhkan sendiri.

 

  1. Asas Keterlibatan Total

Dengan kemampuan apapun, tanpa perkecualian, tiap karyawan yang menjadi anggota GKM hendaknya dilibatkan atau melibatkan diri dalam kebersamaan dan segala upaya memecahkan permasalahan yang ditetapkan secara bersama-sama oleh gugus.

 

  1. Asas Memadukan

GKM dalam kegiatannya memadukan pengelolaan sumber daya kelompok manusia dan sumber daya non manusia secara seimbang dengan senantiasa memperhatikan proses kelompoknya (synergistic decision making), mengingat manusia adalah sekaligus sebagai sumber daya dan sebagai pengelola sumber daya tersebut yang sangat berbeda hakekatnya dengan sumber daya yang lain.

 

 

  1. Asas Belajar Bersama secara Berkesinambungan

GKM adalah kelompok yang memecahkan masalah secara terus-menerus dan sambil belajar bersama serta berkembang bersama baik di dalam maupun di luar pertemuan gugus. Pertemuan gugus yang satu ke pertemuan lain adalah kegiatan yang berkesinambungan sehingga tidak akan terjadi masalah yang tanpa penyelesaian. Bagi GKM, berkesinambungan adalah jauh lebih penting daripada jumlah masalah yang dirampungkan, sebab kesinambungan lebih menjamin mutu pekerjaan dan kepuasan kerja gugus.

 

  1. Asas Kegunaan

Dalam upaya pemecahan masalah, GKM menganut asas kegunaan praktis, artinya keberhasilan upaya pemecahan masalahnya akan diukur terutama dari segi praktisnya.

 

  1. Asas Keterbukaan

Kepentingan GKM adalah kepentingan semua pihak dan kemajuan yang maksimal hanya akan dicapai jika ada keterbukaan untuk saling belajar dari semua pihak, lebih-lebih antar gugus, sehingga asas keterbukaan ini perlu senantiasa dipelihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.

 

  1. Asas Loyalitas pada Organisasi

Kesetiaan atau loyalitas karyawan anggota gugus yang dituntut adalah kesetiaan pada organisasi perusahaannya, bukan pada pribadi, baik atasan, pucuk pimpinan maupun pemiliknya. Ketergantungan pada pribadi seseorang akan sangat mengganggu kemantapan stabilitas) kegiatan anggotanya.

 

D. Sasaran GKM

  1. Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis
  2. Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingk kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya
  3. Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis
  4. Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja

 

E. Tujuan Umum GKM

  1. Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya.
  2. Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif.
  3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.
  4. Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan.
  5. Menanamkan kesadaran tentang pencegahan masalah.
  6. Mengurangi kesalahan-kesalahan dan meningkatkan mutu kerja.
  7. Meningkatkan motivasi karyawan.
  8. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok.
  9. Menciptakan hubungan atasan-bawahan yang lebih serasi.
  10. Meningkatkan kesadaran tentang keselamatan kerja.
  11. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.

 

F. Manfaat GKM

1.      Secara Umum

a.       Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah

b.      Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya

c.       Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai target

d.      Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku

e.       Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan

f.        Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja

g.       Peningkatan kepuasan kerja

h.       Pengembangan tim (gugus kendali mutu)

 

2.      Bagi Karyawan

a.       Kesempatan untuk meningkatkan kemampuan pribadi.

b.      Kesempatan untuk menemukan dan memecahkan masalah yang belum mendapat perhatian orang lain.

c.       Latihan menganalisis masalah dengan mempergunakan metode-metode statistik yang praktis.

d.      Lebih memahami teknik-teknik pengendalian kualitas.

e.       Mendorong peningkatan kreativitas.

 

3.      Bagi Organisasi / Perusahaan

a.       Sarana untuk meningkatkan produktivitas.

b.      Kualitas hasil kerja pelayanan dan jasa menjadi lebih baik.

c.       Membangkitkan semangat dan mengembangkan rasa memiliki, bertanggung jawab dan selalu mawas diri dari seluruh karyawan.

d.      Mengurangi kesalahan serta memperbaiki mutu.

 

G. Ketentuan atau Aturan Main GKM

e.       Anggota gisis berasal dari unit kerja yang sama

f.        Jumlah anggota 3-10 orang (ideal 7-8 orang)

g.       Dipilih pimpinan kelompok

h.       Waktu pertemuan ditentukan bersama dan diakui atasan

i.         Masalah yang dipilih berkaitan dengan tugas

j.        Anggota hendaknya aktif terlibat dan mengemukakan pendapatnya

k.      Pembahasan masalah dipilih dan dipecahkan bersama dengan teknik kendali mutu

l.         Hasil pertemuan dicatat secara singkat

 

H. Langkah – Langkah Pelaksanaaan GKM

1.      Konsolidasi

a.       Diadakan diskusi atau dialog bagi pemimpin perusahaan supaya benarbenar memahami makna dan kepentingan. gugus dalam meningkatkan mutu.

b.      Pimpinan harus merekomendasi untuk mengadakan aktifitas Gugus Kendali Mutu dalam perusahaan.

c.       Mengangkat kepala dan anggota komite gugus.

d.      Mengadakan pelatihan dan pendidikan GKM bagi anggota komite gugus.

e.       Mengadakan pelatihan dan pendidikan GKM bagi calon pimpinan gugus.

 

2.      Sosialisasi

a.       Pendaftaran gugus dan pengangkatan pimpinan gugus.

b.      Pelatihan GKM bagi pimpinan dan anggota gugus.

c.       Pendafaran nama masing-masing gugus dan menentukan rencana kegiatannya.

 

3.      Operasional

a.       Melaksanakan pertemuan semacam kick off meeting

b.      Pelaksanaan aktifitas gugus melalui pekerjaan keseharian.

 

4.      Publikasi

a.       Menerbitkan majalah/ terbitan berkala yang isinya melaporkan aktifitas dan hasil yang dicapai gugus.

b.      Membantu segala aktifitas gugus dan peningkatan ketrampilan dan tehnik gugus dalam memperbaiki mutu

c.       Mengadakan evaluasi rutin untuk mengetahui perkembangan gugus.

 

I. Hubungan GKM dan Pengendalian Mutu Terpadu (TQC)

Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang oleh Kaoru Ishitawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau gugus Kendali Mutu (GKM).

Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) adalah suatu sistem yang memadukan pengembangan pemeliharaan, perbaikan mutu usaha untuk mencapai produksi pada tingkat yang paling ekonomis dan dapat memenuhi kepuasan pelanggan (konsumen).

Dalam penerapannya, TQC membutuhkan partisipasi dari semua orang (karyawan) dan melibatkan semua fungsi departemen yang ada di dalam suatu perusahaan atau disebut dengan Company Wide Quality Control (pengendalian mutu perusahaan secara menyeluruh).

 

Dalam pelaksanaannya juga, program TQC dilandasi oleh beberapa hal, yaitu :

  1. People Building

Manusia sebagai subjek yang dinamis sehingga sangat penting adanya usaha untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada.

  1. Team Building

Adanya pembentukan kelompok-kelompok kecil yang dinamis yang berupaya untuk menyelesaikan masalah operasional di lokasi kerjanya masing-masing.

  1. Market in

Semua usaha atau langkah tindakan perlu mencerminkan kepuasan bagi pihak yang menggunakan hasil kerja kita atau disebut dengan istilah yang populer yaitu the next process in our customer.

  1. Problem is Opportunity for Progress

Semua masalah yang timbul jangan dihindari, justru masalah dijadikan suatu kesempatan untuk melakukan suatu perbaikan (improvement).

 

GKM bisa dijadikan salah satu alat untuk menunjang penerapan TQC, karena pada dasarnya GKM juga berangkat dari suatu kelompok karyawan yang mempunyai semangat yang besar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi di lokasi kerjanya, sehingga bisa dicapai suatu perbaikan (improvement).

Tetapi yang perlu diperhatikan di sini adalah penerapan TQC tidak bisa dicapai hanya semata-mata dengan membentuk GKM dalam suatu perusahaan. Adalah suatu anggapan yang keliru bahwa perusahaan yang sudah melaksanakan GKM berarti sudah menerapkan TQC, karena GKM lebih diarahkan untuk kelompok karyawan guna menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari, sedangkan TQC adalah suatu program yang menyeluruh yang lebih luas cakupannya sehingga perlu ditunjang juga dengan usaha (tindakan) yang lain selain membentuk dan mengaktifkan GKM.

 

II. PERANAN FASILITATOR DALAM GKM

Keberhasilan dan kedinamisan GKM banyak ditentukan oleh orang yang berperan sebagai fasilitator dalam gugus tersebut. Karena tugas utama seorang fasilitator adalah mengembangkan gugus mutu menjadi kelompok pemecah persoalan yang efektif. Fasilitator harus mampu turut campur dalam situasi yang tidak positif, seperti timbulnya rasa bosan atau rasa tegang dalam kelompok, persaingan antar anggota, tidak adanya partisipasi dari satu atau beberapa orang anggota, dominasi pemimpin (ketua) atau ketidakmampuan kelompok mencapai suatu kesepakatan.

Dengan ikut campur seperti di atas, fasilitator memperlihatkan adanya perhatian dan tanggung jawab terhadap kelompok. Kemampuan untuk turut campur seperti ini akan dimiliki oleh orang yang memiliki kemampuan mendengarkan yang baik yang telah membina hubungan baik dengan bawahan dan rekan sejawat dan yang memiliki bakat sebagai perantara dalam perbedaan pendapat.

 

Perangkat GKM dan Tugasnya

  1. Fasilitator

a.       Memilih objek perusahaan industri/pedagang kecil untuk komoditi tertentu, kemudian membentuk dan membimbing GKM yang telah dipilihnya 

b.      Mengarahkan aktivitas GKM dalam berbagai tahap yaitu :

    Permulaan

    Latihan

    Pengembangan

    Pendewasaan

    Penutupan

c.       Membimbing GKM untuk mengadakan pertemuan kelompok secara periodic sekurang-kurangnya sekali dalam satu minggu guna mencari masalah pokok dan mencari pemecahan masalah tersebut hingga tuntas.

d.      Memberikan cara-cara menetapkan judul/masalah, mencari penyebab (diagram tulang ikan), pemecahan masalah (8 langkah 7 alat), pembuatan risalah dan presentasi

e.       Memberikan saran-saran pemecahan masalah apabila terjadi kemacetan

f.        Mencari ide-ide

g.       Melakukan evaluasi terhadap hasil GKM dalam rangka penyempurnaan/seleksi kelompok GKM, dan untuk melaksanakan tindak lanjut program selanjutnya.

h.       Mengorganisir pertemuan-pertemuan informal

i.         Mendampingi kelompok GKM selama mengikuti Konvensi.

j.        Membuat laporan kegiatan GKM kepada Koordinator Fasilitator

 

  1. Ketua Gugus, dengan tugas :

a.       Membuat rencana untuk pertemuan

b.      Membangkitkan semangat kegiatan kelompok

c.       Menyimpulkan

d.      Menjaga kontinuitas kerja kelompok dengan cara memelihara koordinasi yang harmonis

e.       Menyimpulkan hal apa  yang harus dilakukan untuk pertemuan berikutnya

f.        Bertanggung jawab atas catatan-catatan kegiatan kelompok yang dipimpinnya dengan menggunakan sebuah agenda (Recording & Filling) dan membuat segala sesuatunya menjadi jelas dengan menggunakan flip charts

g.       Bekerja berdasarkan masalah para anggota dan kritik terhadap kelompok

h.       Menjaga agar rapat-rapat berjalan dalam jalur (tata tertib) yang betul

i.         Menjadi perantara utama (Key Link) antara kepentingan anggota kelompok dan atasan (manajemen).

j.        Bertanggungjawab atas kekompakan kelompok.

k.      Mengatur waktu secara baik serta memulai dan mengakhiri pertemuan tepat pada waktunya

l.         Perlihatkan kesungguhan hati dan perhatian yang penuh terhadap proses kendali mutu

 

 

  1. Anggota Gugus, dengan tugas :

a.       Menghadiri semua pertemuan kelompok dan menyenangi pekerjaan

b.      Mempelajari metoda statistik dalam rangka penerapan Delta (8 langkah dan 7 alat).

c.       Hadir dalam setiap pertemuan tepat pada waktunya serta mengikuti peraturan tata tertib dan kebijaksanaan GKM

d.      Berpartisipasi aktif dalam memecahkan masalah

e.       Mempromosikan program GKM dan membantu menarik anggota baru masuk gugus

 

  1. Pimpinan Organisasi

a.       Memberi pengarahan kepada karyawan tentang manfaat GKM dan mempromosikan program GKM

b.      Menentukan arah dan tujuan pembentukan GKM

c.       Menyusun wadah organisasi dan menyiapkan sarana GKM

d.      Memberikan petunjuk pelaksanaan GKM

e.       Mendorong kegiatan-kegiatan GKM

f.        Memilih dan mengangkat fasilitator

g.       Memotivator seluruh kegiatan GKM

h.       Menghadiri pertemuan dan meninjau secara tetap

i.         Menjaga agar program tetap menarik dan menyenangkan bagi anggota gugus

j.        Mendapatkan bahan latihan dan menambahkan bahan baru untuk mempertinggi pengetahuan/wawasan bagi para anggota GKM

k.      Menilai dan memberikan hadiah dan penghargaan

 

Peranan Perangkat dalam GKM:

  1. Perencana

a.       Menyusun program kerja sebagai fasilitator untuk mengembangkan GKM.

b.      Membuat rencana tindakan dan skala prioritas sebagai fasilitator GKM.

c.       Membantu menjadwalkan pertemuan gugus.

 

  1. Pembimbing

a.       Meningkatkan rasa tanggung jawab kepada semua anggota gugus.

b.      Meningkatkan kemampuan gugus dan anggotanya dalam memecahkan masalah.

c.       Mendidik gugus agar berperan aktif.

d.      Membina anggota gugus agar tercipta kerjasama yang baik.

e.       Menjelaskan dan meningkatkan kemampuan konsep ber-GKM yang efektif.

 

  1. Pendorong

a.       Menunjukkan semangat ber-GKM yang baik.

b.      Menyampaikan dukungan moral dan semangat terhadap apa yang dilakukan oleh gugus.

c.       Mendukung pengembangan ide-ide gugus yang dilontarkan.

d.      Membuat pertemuan GKM yang menggairahkan/menarik minat anggotanya.

e.       Memberitahukan hasil-hasil positif yang telah dicapai oleh gugus.

f.        Memberikan pujian kepada anggota gugus atas keberhasilan yang dicapai.

g.       Menghadiri pertemuan GKM dengan penuh gairah sehingga membangkitkan semangat dan dorongan kepada gugus tentang pentingnya pemecahan masalah secara kelompok yang berkesinambungan.

 

  1. Pengarah

a.       Mengarahkan maksud peningkatan mutu dalam program GKM.

b.      Mengarahkan pemilihan tema yang benar.

c.       Meluruskan arah kegiatan gugus sehingga dapat mendukung tercapainya cita-cita perusahaan dan karyawan.

d.      Mengarahkan jalannya disksi gugus (tata cara diskusi) dan cara berbicara dalam rapat gugus.

 

  1. Pengendali

a.       Memantau jalannya kegiatan gugus.

b.      Mengendalikan waktu dan biaya pelaksanaan gugus supaya sesuai dengan program yang telah disepakati.

c.       Memberikan batasan-batasan atau kebijakan operasional gugus.

d.      Memberikan koreksi dan saran terhadap penyimpangan yang terjadi dalam gugus

e.       Mengkoordinir permasalahan-permaalahan yang ada dalam gugus.

f.        Membantu atau mendekatkan masalah dengan jalan kelarnya.

g.       Menjelaskan proses pemecahan masalah pada masing-masing kasus, terutama pada kasus-kasus yang sulit.

 

  1. Koordinator

a.       Mengintegrasikan GKM bagian yang 1 dengan yang lainnya

b.      Mengadakan kerjasama antar fasilitator demi perkembangan GKM di perusahaan.

c.       Menyelaraskan jalannya kerjasama antar gugus di perusahaan.

 

  1. Penghubung

a.       Membina hubungan kerjasama antara gugus dengan bidang-bidang fungsional lain

b.      Mempertemukan atau menjembatani gugus dengan manajemen.

c.       Menjabarkan keinginan atau pengarahan manajemen kepada anggota gugus.

d.      Menjelaskan pada gugus dimana kedudukan gugus dalam perusahaan.

 

  1. Evaluator

a.       Menyusun kriteria apa saja yang perlu dievaluasi.

b.      Mencatat dan mengevaluasi hasil kegiatan dan pola kerja gugus.

c.       Mencatat dan mengevaluasi kontribusi gugus terhadap sasaran perusahaan.

d.      Membandingkan perkembangan gugus dengan standar kriteria yang telah disepakati.

 

III. PEMECAHAN MASALAH DALAM GKM

Pemecahan masalah adalah media perantara untuk mencapai tujuan GKM, artinya melalui pemecahan masalah ini peranan gugus akan memperoleh makna pengakuan serta penghargaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir GKM, yaitu peningkatan atau usaha dalam arti yang seluas-luasnya. Dengan demikian, pemecahan masalah adalah kegiatan yang sentral dan sekaligus vital yang patut memperoleh perhatian besar dari semua pihak. Masalah-masalah yang digarap oleh gugus adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan yang pada akhirnya akan mempengaruhi mutu suatu usaha sebagaimana tercermin secara teknis manajemen, moral-etika, serta teknis ilmiah bagi kepentingan semua pihak yaitu produsen, konsumen dan pemerintah serta masyarakat luas.

Metode pemecahan masalah dalam GKM secara umum dikenal dengan menggunakan tujuh (7) perangkat alat dan delapan (8) langkah pemecahan masalah. Secara berurutan bisa dilihat di bawah ini :

Tujuh (7) perangkat alat dalam GKM:

  1. Stratifikasi
  2. Lembar Data
  3. Diagram Pareto
  4. Diagram Ishikawa (tulang ikan)
  5. Peta Kendali
  6. Histogram
  7. Diagram Tebar

 

Delapan (8) langkah dalam GKM:

  1. Menentukan tema masalah.
  2. Mengumpulkan dan menyajikan data.
  3. Menentukan sebab-sebab masalah.
  4. Menyusun rencana perbaikan
  5. Melaksanakan rencana perbaikan
  6. Memeriksa hasil perbaikan.
  7. Menentukan standarisasi.
  8. Menetapkan rencana berikutnya.

 

Tujuh (7) Perangkat Alat dalam GKM

  1. Stratifikasi (Pengelompokan)

Adalah usaha untuk menguraikan dan mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok-kelompok atau golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan, sehingga persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti serta menghindari salah interpretasi.

 

  1. Lembar Periksa (Lembar Data)

Adalah lembaran (sheet) yang digunakan untuk mencatat kegiatan atau kejadian (data) dengan format yang sudah disiapkan terlebih dahulu. Pengisi sheet tinggal memberikan tanda pada kolom yang sudah disediakan.

Guna lembar periksa ini selain memudahkan dalam pemeriksaan juga memudahkan dalam membuat rekapitulasi dan memudahkan analisis terhadap masalah.

 

  1. Diagram Pareto

Diagram pareto digunakan untuk menampilkan data dengan tujuan untuk mengetahui suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang paling besar terhadap akibat. Dengan demikian bisa segera dilakukan langkah perbaikan berdasarkan skala prioritas, yaitu penyebab yang paling besar pengaruhnya terhadap akibat.

 

  1. Diagram Ishikawa (Tulang Ikan) / Fish Bone Chart

Diagram ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antara sebab dan akibat dari suatu kegiatan. Dengan diagram Ishikawa kita dapat menjabarkan banyak sekali semua penyebab, mulai dari penyebab yang paling dekat dengan akibat (masalah), sampai penyebab yang tidak dekat dengan akibat (masalah). Diagram Ishikawa biasa juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan (Fish Bone Chart) karena melihat bentuk dari anak panah yang menyerupai tulang ikan.

Untuk memudahkan dalam menginventarisasi semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat (masalah) dengan menggunakan diagram Ishikawa harus mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu : Mesin, Material, Metode (cara), Man (orang) dan Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang pertama. Secara baku bentuk diagram Ishikawa (tulang ikan) bisa dilihat di bawah ini:

Untuk menguraikan lebih dalam lagi semua penyebab, sebaiknya menggunakan metode sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode bertanya “mengapa” yang berulang bisa mengefektifkan dalam menguraikan semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung. Pertanyaan “mengapa” ini bisa dihentikan, jika dirasakan pertanyaan “mengapa” tersebut sudah tidak diperlukan karena sudah terbayang suatu tindakan penanggulangan dari penyebab tersebut.

 

  1. Peta Kendali (Control Chart)

Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali.

Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.

 

  1. Histogram

Histogram adalah diagram berupa diagram batang (balok) yang menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada, jadi dengan menggnakan histogram, data yang dikumpulkan akan dengan mudah diketahui sebenarnya (distribusinya).

 

  1. Diagram Tebar

Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi.

 

Delapan (8) Langkah dalam GKM

Sebenarnya delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh GKM merpakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana), Do (mengerjakan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah :

  1. Langkah 1 : Menentukan Tema Masalah

Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi oleh GKM yang diambil dari masalah yang berkembang di lingkungan kerja GKM. Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :

  1.  
    1. Mengambil salah 1 masalah tema) yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja gugus. Hal-hal yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai peluang besar kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas produk, safety, dsb).
    2. Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di lokasi kerja gugus yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian masalah) :

a.       Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijaksanaan manajemen (perusahaan).

b.      Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada awal terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.

c.       Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan membaca tema tersebut.

 

  1. Langkah 2 : Menyajikan Fakta dan Data

Langkah kedua ini ditujukan untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal, misalnya :

a.       Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).

b.      Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi (yang akan diselesaikan)

Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua ini misalnya :

a.       Diagram Pareto, digunakan untuk memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.

b.      Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan.

c.       Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan penyimpangan-penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan diselesaikan.

d.      Stratifikasi, lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah)

 

  1. Langkah 3 : Menentukan Penyebab

Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap yaitu :

a.       Menentukan semua penyebab yang mungkin berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan alat diagram Tulang Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan semua anggota gugus.

b.      Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab yang ada (point no. 1). Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya.

Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka bisa menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap masalah.

Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan (kualitatif), pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang melibatkan semua anggota gugus.

Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab yang dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat rencana penanggulangannya (rencana perbaikan).

 

  1. Langkah 4 : Merencanakan Perbaikan

Langkah ke-4 ini bertujuan mencari pemecahan untuk menghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan sebelumnya. Merencanakan langkah perbaikan di dalam GKM dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota gugus dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan efisien.

Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where, Who, dan When. 

 

  1. Langkah 5 : Melaksanakan Perbaikan

Langkah ke-5 ini adalah melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota gugus.

Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota gugus sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang disepakati.

 

  1. Langkah 6 : Memeriksa Hasil Perbaikan

Setelah semua rencana sudah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa hasil dari perbaikan tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah.

Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi masalah setelah perbaikan atau dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah perbaikan.

Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali.

 

  1. Langkah 7 : Standarisasi

Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.

 

  1. Langkah 8 : Merencanakan Langkah Berikutnya

Pada dasarnya merencanakan langkah berikutnya adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh gugus dan prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti di langkah pertama yaitu masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu :

a.       Memilih masalah yang paling prioritas dari masalah-masalah yang ada di lokasi kerja, atau

b.      Memilih masalah melalui kesepakatan semua anggota gugus

 

Penggunaan 8 Langkah dan 7 Alat

No

Langkah Kegiatan

Tujuan

Uraian Kegiatan

Alat Yang Dipakai

1

Menentukan Pokok Permasalahan

Untuk menentukan tema yang akan dibahas

– Buat check sheet, kumpulan data

– Stratifikasi data

– Buat Pareto diagram

– Menentukan pokok masalah

– Check Sheet

– Stratifikasi

– Pareto diagram

– Grafik

– Histogram

 

2

Membahas Penyebab

 

Mencari penyebab dari problem yang sedang dibahas

– Sumbang saran untuk menganalisa sebab akibat

– Buat diagram tulang ikan

– Diagram tulang ikan atau fish bone diagram

 

 

3

Menguji Sebab

 

Menguji kebenaran

Penyebab dengan data

– Buat check sheet, kumpulan data untuk uji sebab

– Buat pareto diagram

– Check sheet

– Pareto diagram

 

4

Rencana Perbaikan

 

Membuat rencana guna mengatasi penyebab

– Buat rencana perbaikan yang memenuhi 5 W + 1 H

 

  Matriks apa  permasalahannya mengapa ditanggulangi Bagaimana Kapan  Dimana Siapa

5

Penanggulangan

 

Melaksanakan apa yang telah direncanakan

– Melakukan perbaikan sesuai dengan rencana

– Gambarkan caranya / dengan uraian

– Penjelasan dengan gambar/uraian tindakan yang dilaksanan

 

6

Evaluasi Hasil

 

Mengkonfirmasi hasil antara sebelum dan sesudah Langkah Perbaikan

– Buat check sheet, kumpulkan data

– Buat pareto sebelum dan sesudah perbaikan

– Check sheet

– Pareto diagram

 

7

Standarisasi

 

Membakukan prosedur proses sesuai L5

– Membuat standar kerja/flow process/Bakayoke (Anti salah)

 

  Kalimat perintah cerminan   

    L4

8

Masalah Berikut

 

Merencanakan kegiatan selanjutnya

– Membuat jadwal rencana kegiatan dan pilih pokok permasalahan selanjutnya

 

 

 

 

VI. PENERAPAN 5S / 5R

A. Aplikasi  5S / 5R

5S adalah teknik untuk menjaga mutu lingkungan dalam sebuah perusahaan/institusi dengan cara mengembangkan keterorganisirannya. Teknik yang dimaksud ini melibatkan 5 langkah yang dikerjakan secara berurutan dan dapat dilakukan dimanapun selama 6 bulan sampai dengan 2 tahun atau sampai dengan penerapan secara menyeluruh. Walaupun penerapan telah sukses, perusahaan masih harus berfokus untuk melakukan peningkatan terus-menerus karena dengan jalan inilah mutu bisa dicapai.

5S terdiri dari :

  1. Seiri Ringkas Pemilahan

Seiri adalah kata pertama “S” yang berarti “Pengorganisasian atau Pemilihan”. Terorganisir berarti menjaga barang yang diperlukan serta memisahkan barang yang tidak diperlukan dalam pekerjaan. Dahulu supply untuk perusahaan sulit didapat. Kebiasaan melempar barang-barang, baik yang berguna maupun tidak sangatlah tidak dianjurkan. Namun saat ini supply barang kebutuhan perusahaan sangat melimpah. Barang, jasa dan informasi mudah didapat. Saat ini memisahkan barang yang betul-betul diperlukan sangatlah penting karena perkembangan ekonomi yang cukup cepat. Mengetahui benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara menyimpan supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi sebuah perusahaan.

 

  1. Seiton Rapi Penataan

Kata kedua “S” adalah Seiton, yang berarti “Kerapian”. Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah. Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan untuk mempercepat waktu untuk memperoleh barang tersebut. Data waktu pemerolehan barang perlu dikumpulkan dan dianalisa. Penganalisaan juga perlu melibatkan staff, baik yang sering menggunakan barang tersebut maupun staff yang jarang menggunakannya sehingga rencana yang akan diterapkan dapat bersifat universal.

 

  1. Seiso Resik Pembersihan

“S” ketiga adalah Seiso yang berarti Resik. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang dari CEO hingga pada tingkat office boy. Tahukah anda, bahwa hal inilah yang menyebabkan area perumahan di Jepang tidak perlu menggunakan jasa pembersih jalan? Orang jepang mengetahui bahwa setiap keluarga bertanggung jawab untuk kebersihan baik di rumah maupun disekitarnya. Penggunaan grafik dalam menerapkan Seiso akan sangat membantu. Grafik ini harus melibatkan tanggung jawab individu setiap orang dan setiap grey area harus dihilangkan. Hal ini bertujuan untuk menghindarkan perbedaan pendapat yang muncul diantara staff. Biasanya pendapat yang berbeda ini adalah mengenai siapa yang memiliki tanggungjawab untuk menjaga kebersihan.

 

  1. Seiketsu Rawat Pemantapan

Seiketsu adalah “S” keempat yang berarti STANDARISASI. Kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan tiga “S” yang pertama harus distandarisasi. Pada step ini manajemen harus mulai nyata. Manajemen digunakan untuk menjaga kerapian lingkungan kerja dimana staff akan memiliki akses yang lebih cepat dan aman untuk memperoleh barang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasnya. Kode warna sering digunakan dalam langkah ini untuk mengingatkan letak benda. Kekacauan akan muncul dan suasana kerja yang tidak nyaman akan terjadi jika pengaturan tidak ditekankan secara terus menerus. Hal ini dapat mengakibatkan munculnya suasana kerja yang tidak diinginkan.

 

  1. Shitsuke Rajin Pembiasaan

“S” yang terakhir adalah Shitsuke, yang diartikan sebagai DISIPLIN. Disiplin maksudnya adalah menerapkan kemampuan melakukan sesuatu sesuai dengan cara yang seharusnya. Kebiasaan yang buruk dapat dihilangkan dengan cara mengajari staff mengenai hal yang harus dilakukan dan membiasakan mereka untuk berlatih kebiasaan yang baik.

 

B.  Beberapa langkah-langkah untuk melakukan 5S:

  1. Untuk melakukan SEIRI :

a.       Cek-barang yang berada di area masing-masing.

b.      Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan.

c.       Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan

d.      Siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang yang tidak digunakan.

e.       Pindahkan barangbarang yang berlabel merah ke tempat yang telah ditentukan.

 

  1. Untuk melakukan SEITON :

a.       Rancang metode penempatanbarang yangdiperlukan, sehinggamudah didapatkan saat dibutuhkan

b.      Tempatkan barangbarang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan

c.       Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat semula

 

  1. Untuk melakukan SEISO :

a.       Cari sumber kotoran dan temukan cara pengotorannya

b.      Tetapkan tindakan pencegahan / mengurangi terjadinya pengotoran

 

  1. Untuk melakukan SEIKETSU :

a.       Tetapkan standar kebersihan, penempatan, penataan

b.      Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja

 

  1. Untuk melakukan SHITSUKE :

a.       Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan

b.      Lakukan pengontrolan setiap saat

c.       Koreksi bila ditemukan penyimpangan

d.      Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan antar bagian untuk peningkatan efektifitas

 

Walaupun terlihat mudah, beberapa faktorfaktor berikut ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan pendapat yang berakibat pada tidak berhasilnya penerapan 5S, contohnya adalah :

         Perbedaan dalam meletakkan barang yang perlu atau tidak perlu

         Tidak memiliki tempat untuk menyimpan barang yang tidak diperlukan

         Keputusan untuk barang kategori “tidak perlu”

         Koordinasi yang kurang jelas

 

Ketidak berhasilan penerapan 5S juga dapat terjadi karena kurangnya komitmen, baik dari manajemen ataupun tingkat pelaksana. Pelaksanaan 5S tanpa disertai komitmen dapat menyebabkan 5S tidak efektif, bisa saja 5S tersebut hanya dapat berlangsung hanya beberapa hari, kemudian lingkungan kerja kembali kepada kondisi yang sebelumnya.

 

C.  Tahap-Tahap Implementasi 5S / 5R

  1. Dalam Tahap I (Persiapan):

a.      Ringkas:

         Membuang barang yang tidak diperlukan. Disini brg dikelp mjd 4 (barang rusak/ dibuang, stok mati/dibuang,stok tidur/dipindahkan ke tempat penyimpanan lain & bahan sisa)

b.      Rapi:

         Membenahi tempat penyimpanan

         Mengatur tata letak peralatan kerja

c.       Resik:

         Mengatur prosedur kebersihan harian, termasuk penanggung jawabnya.

d.      Rawat:

     Mempertahankan dan menindaklanjuti dr ketiga langkah diatas.

     Pemeriksaan ke lapangan

e.      Rajin:

         Pengendalian visual tempat kerja

         Menerima kritik & saran atas pelaksanaan 3 hal diatas

         Pemasangan slogan2

         Menuju terciptanya suatu KEBIASAAN yang rajin, yg pada akhirnya akan mjd BUDAYA

 

  1. Dalam Tahap II (Pembudayaan):

a.      Ringkas:

         Mengendalikan tingkat persediaan barang

b.      Rapi:

         Memudahkan penggunaan dan pengembalian barang

c.       Resik:

         Membudayakan kebersihan & pemeriksaan minimal 5 menit setiap hari

d.      Rawat:

         Mempertahankan tempat kerja yg resik

e.      Rajin:

         Mempertahankan rawat di perusahaan

 

  1. Dalam Tahap III (Penerapan Tingkat Lanjut):

a.      Ringkas pencegahan:

         Menghindari adanya barang yg tidak diperlukan

b.      Rapi pencegahan:

         Menghindari ketidakrapian

c.       Resik pencegahan:

         Membersihkan tanpa mengotori lagi

d.      Rawat pencegahan:

         Mencegah penurunan kondisi lingkungan

e.      Rajin pencegahan:

         Mensistematika pelatihan

 

D.  Sasaran Penerapan 5S

  1. Mewujudkan tempat kerja yang nyaman dan pekerjaan yang menyenangkan.
  2. Melatih karyawan agar mampu mandiri dalam mengelola pekerjaannya.
  3. Meningkatkan disiplin dalam penggunaan standar.
  4. Mewujudkan “Visual Factory”.
  5. Meningkatkan citra positif di mata pelanggan.

 

E. Dampak Penerapan 5S

  1. Meminimumkan potensi terjadinya :

a.       Accident (Kecelakaan kerja)

b.      Breakdown (Gangguan Kerusakan)

c.       Cost (Biaya)

d.      Defect (Produk Cacat)

  1. Meningkatkan efisiensi dan semangat kerja.
  2. Organisasi yang siap mengikuti perubahan sesuai arahan startegi pimpinan.

 

Daftar Pustaka

Anonimous, ——— Gugus Kendali Mutu (QCC). PQM Concultants, Jakarta

Anonimous, 1994. Total Quality Management. PQM Concultants, Jakarta

Ishikawa, K. 1985. Pengendalian Mutu Terpadu (Terjemahan) CV. Remaja Maju, Bandung.

 

Referensi

http://www.google.co.id

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




%d blogger menyukai ini: